La mise en place, pour chaque doctorant·e, d’un comité de suivi est rendue obligatoire par l’arrêté du 25 mai 2016, modifié par l’arrêté du 26 août 2022 (désormais, « l’arrêté ») dans son article 13 :

Un comité de suivi individuel du doctorant veille au bon déroulement du cursus en s’appuyant sur la charte du doctorat et la convention de formation.
Le comité de suivi individuel du doctorant assure un accompagnement de ce dernier pendant toute la durée du doctorat. Il se réunit obligatoirement avant l’inscription en deuxième année et ensuite avant chaque nouvelle inscription jusqu’à la fin du doctorat.
Les entretiens sont organisés sous la forme de trois étapes distinctes : présentation de l’avancement des travaux et discussions, entretien avec le doctorant sans la direction de thèse, entretien avec la direction de thèse sans le doctorant.
Au cours de l’entretien avec le doctorant, le comité évalue les conditions de sa formation et les avancées de sa recherche. Lors de ce même entretien, il est particulièrement vigilant à repérer toute forme de conflit, de discrimination, de harcèlement moral ou sexuel ou d’agissement sexiste. Il formule des recommandations et transmet un rapport de l’entretien au directeur de l’école doctorale, au doctorant et au directeur de thèse.
En cas de difficulté, le comité de suivi individuel du doctorant alerte l’école doctorale, qui prend toute mesure nécessaire relative à la situation du doctorant et au déroulement de son doctorat.
Dès que l’école doctorale prend connaissance d’actes de violence, de discrimination, de harcèlement moral ou sexuel ou d’agissements sexistes, elle procède à un signalement à la cellule d’écoute de l’établissement contre les discriminations et les violences sexuelles.
Les modalités de composition, d’organisation et de fonctionnement de ce comité sont proposées par le conseil de l’école doctorale. L’école doctorale veille à ce que dans la mesure du possible, la composition du comité de suivi individuel du doctorant reste constante tout au long de son doctorat. Le comité de suivi individuel du doctorant comprend au moins un membre spécialiste de la discipline ou en lien avec le domaine de la thèse. Dans la mesure du possible, le comité de suivi individuel du doctorant comprend un membre extérieur à l’établissement. Il comprend également un membre non spécialiste extérieur au domaine de recherche du travail de la thèse. Les membres de ce comité ne participent pas à la direction du travail du doctorant. L’école doctorale veille à ce que le doctorant soit consulté sur la composition de son comité de suivi individuel, avant sa réunion.

Missions

Le comité de suivi individuel des thèses s’assure

• qu’il dispose de tous les éléments nécessaires relatifs à l’avancement de la thèse, afin d’apprécier son déroulement en fonction du projet de thèse défini dans la convention individuelle de formation et de ses inflexions et évolutions éventuelles dans les années suivantes ;
• qu’un nombre suffisant de rencontres ont effectivement eu lieu, au cours de l’année écoulée, entre le/la doctorant·e et son/sa directeur/trice de thèse, et qu’aucun conflit ou contentieux, de quelque nature qu’il soit (en particulier harcèlement sexuel ou moral, détournement des résultats de recherches relevant de la propriété intellectuelle, défaut d’encadrement), n’a surgi entre les deux parties impliquées ;
• que le/la doctorant·e est bien intégré·e au sein de son unité de recherche de rattachement, et qu’il/elle a la possibilité d’être partie prenante de la vie scientifique de cette unité (entre autres, présentation de son travail de thèse, participation aux séminaires, conférences, journées d’études et colloques organisés par l’unité) ;
• que le/la doctorant·e satisfait par là même à ses obligations décrites dans le règlement concernant les formations : celles dites « transversales » comme celles dites « disciplinaires » ;
• que ces activités scientifiques, ainsi que les publications qui en découlent, correspondent bien, d’un point de vue qualitatif et quantitatif, aux attendus formulés par la (les) section(s) du CNU dont relève la thèse.
  Sur tous ces points, le comité a toute latitude pour formuler des recommandations dont la teneur est indiquée dans le rapport rédigé à la suite de l’entretien. Le comité doit en particulier mettre l’accent, dans ce rapport, sur toute difficulté observée qui serait de nature à ralentir ou entraver le déroulement normal du travail de thèse tel qu’il est décrit dans la convention individuelle de formation.

Composition

• Chaque année, l’unité de recherche veille à la composition nominative des CSI et transmet la liste à l’ED pour validation.

• Chaque CSI est composé d’au moins deux personnes, hors doctorant.e, directeur.trice et co-directeur.trice de thèse.

• Directeur.trice de thèse (éventuellement co-directeur.trice de thèse) et doctorant.e suggèrent à la direction de l’unité un premier membre spécialiste de la discipline, dans la mesure du possible, extérieur à l’établissement d’inscription du.de la doctorant.e. Le membre extérieur spécialiste pourra siéger dans le jury de soutenance de la thèse mais ne pourra pas être rapporteur.

• Le laboratoire, en accord avec le.la directeur.trice de thèse et le.la doctorant.e, suggère un second membre non spécialiste, extérieur au domaine de recherche du travail de la thèse. Ce membre peut appartenir à l’unité. Ce membre préside le CSI.

• Les membres du CSI doivent être titulaires d’un doctorat (sauf exception, validée par l’unité et l’ED, sur la base d’une expertise scientifique reconnue dans le champ académique ; nb : les membres ne peuvent pas être doctorant.es). Les émérites peuvent être membres de CSI.

• Il y a au moins un membre HDR parmi les membres du CSI.

• Dans la mesure du possible, la composition du comité de suivi individuel reste constante tout au long du doctorat.

Périodicité

Chaque comité de suivi se réunit au moins une fois par an et s’entretient avec le/la doctorant·e avant l’inscription en deuxième année, conditionnée par l’avis favorable du comité de suivi.

Mise en œuvre

Attention : Comme en 2023, le formulaire 2024 a été aménagé pour s’adapter aux préconisations de l’article 13 de l’arrêté du 26 août 2022.

Afin que le comité de suivi dispose des informations nécessaires pour préparer l’entretien, le/la président·e adresse un formulaire au/à la doctorant·e, qui doit compléter les parties qui le/la concernent et renvoyer le fichier au/à la président·e une dizaine de jours au moins avant la date fixée pour l’entretien. Les renseignements demandés sur ce formulaire ont été redéfinis par le Conseil de l’ED lors de sa réunion du 23 février 2023 : ce formulaire, identique pour l’ensemble des doctorant·es, sert de base au rapport du comité de suivi.

• Le CSI peut se tenir en présentiel ou en visioconférence.

• En D1, les directions de thèse et d’unité assistent le.la doctorant.e dans la prise de contact avec les membres de son CSI.

• A partir de la D2, l’organisation de la réunion annuelle du CSI est à l’initiative du.de la doctorant.e (qui pourra solliciter l’unité en cas de difficulté) selon le calendrier fixé par l’unité. Nb : la composition du CSI peut évoluer à la demande du.de la doctorant.e, en cas de besoin et/ou en cas de difficultés rencontrées les années précédentes.

• Le CSI se tient en trois étapes, comme établi dans l’arrêté : présentation et discussion des avancées de la thèse sans le(s) encadrant.e(s), échanges avec la direction sans le.la doctorant.e, échanges avec le.la doctorant.e sans la direction de thèse. Dans cette dernière étape de l’entretien, le comité sera particulièrement vigilant à repérer toute forme de conflit, de discrimination, de harcèlement moral ou sexuel ou d’agissement sexiste.

• L’échange se fait sur la base d’une annexe transmise en amont par le.a doctorant.e récapitulant les activités scientifiques depuis le début du doctorat (séminaires suivis, formations doctorales suivies, communications, publications, enseignements,…).

• L’entretien donne lieu à un rapport, écrit et signé par les membres du comité hors direction de thèse et doctorant.e. Ce rapport émet des « recommandations » (cf. Arrêté) et notamment un avis favorable, réservé ou défavorable à la réinscription. Il est ensuite transmis par le.la président.e à toutes les personnes ayant participé à la réunion du comité, au directeur / à la directrice de l’unité, charge pour le.la doctorant.e de le déposer sur son compte ADUM. En cas de soupçon de conflit, de discrimination ou de harcèlement repéré par le comité, le.la président.e du CSI ne transmet pas le rapport et saisit immédiatement la direction de l’ED.