La mise en place, pour chaque doctorant·e, d’un comité de suivi est rendue obligatoire par l’arrêté du 25 mai 2016 (désormais, « l’arrêté ») dans son article 13 :

Un comité de suivi individuel du doctorant veille au bon déroulement du cursus en s’appuyant sur la charte du doctorat et la convention de formation. Il évalue, dans un entretien avec le doctorant, les conditions de sa formation et les avancées de sa recherche. Il formule des recommandations et transmet un rapport de l’entretien au directeur de l’école doctorale, au doctorant et au directeur de thèse.
Il veille notamment à prévenir toute forme de conflit, de discrimination ou de harcèlement.
Les modalités de composition, d’organisation et de fonctionnement de ce comité sont fixées par le conseil de l’école doctorale. Les membres de ce comité ne participent pas à la direction du travail du doctorant.

Missions

Le comité de suivi individuel des thèses s’assure

  • qu’il dispose de tous les éléments nécessaires relatifs à l’avancement de la thèse, afin d’apprécier son déroulement en fonction du projet de thèse défini dans la convention individuelle de formation et de ses inflexions et évolutions éventuelles dans les années suivantes ;
  • qu’un nombre suffisant de rencontres ont effectivement eu lieu, au cours de l’année écoulée, entre le/la doctorant·e et son/sa directeur/trice de thèse, et qu’aucun conflit ou contentieux, de quelque nature qu’il soit (en particulier harcèlement sexuel ou moral, détournement des résultats de recherches relevant de la propriété intellectuelle, défaut d’encadrement), n’a surgi entre les deux parties impliquées ;
  • que le/la doctorant·e est bien intégré·e au sein de son unité de recherche de rattachement, et qu’il/elle a la possibilité d’être partie prenante de la vie scientifique de cette unité (entre autres, présentation de son travail de thèse, participation aux séminaires, conférences, journées d’études et colloques organisés par l’unité) ;
  • que le/la doctorant·e satisfait par là même à ses obligations décrites dans le règlement concernant les formations : celles dites « transversales » comme celles dites « disciplinaires » ;
  • que ces activités scientifiques, ainsi que les publications qui en découlent, correspondent bien, d’un point de vue qualitatif et quantitatif, aux attendus formulés par la (les) section(s) du CNU dont relève la thèse.
    Sur tous ces points, le comité a toute latitude pour formuler des recommandations dont la teneur est indiquée dans le rapport rédigé à la suite de l’entretien. Le comité doit en particulier mettre l’accent, dans ce rapport, sur toute difficulté observée qui serait de nature à ralentir ou entraver le déroulement normal du travail de thèse tel qu’il est décrit dans la convention individuelle de formation.

Organisation pratique

Au sein de l’ED 3LA, le choix est fait de solliciter les unités de recherche pour constituer et animer ces comités pour les doctorant·es qui effectuent leur thèse en leur sein. Le suivi, qui doit demeurer individuel, n’implique pas la constitution d’un comité spécifique à chaque thèse : le caractère individuel du suivi peut être assuré si chaque doctorant·e effectue un entretien seul·e devant un comité qui peut être le même pour plusieurs doctorant·es.

Composition

Les unités de recherche effectuent une proposition de composition du (ou des) comité(s) de suivi correspondant à leur périmètre. En fonction de la diversité de leurs champs, elles peuvent, si elles le souhaitent, constituer plusieurs comités.
Les directeur/trices HDR de chaque unité (enseignant.es-chercheur/euses, directeur/trices de recherche du CNRS) font de droit partie de ces comités, sous réserve qu’ils/elles ne prennent pas part aux entretiens qui se déroulent avec leurs propres doctorant·es (arrêté, art. 13). Les maître·sses de conférence et chargé·es de recherche du CNRS sont fortement encouragé·es à prendre part à ces comités.
Chaque comité comporte au moins deux membres, l’un exerçant la fonction de président·e.
La proposition de composition, transmise par le/la directeur/trice de chaque unité ou par son/sa représentant·e au directeur de l’École doctorale, est validée par le Conseil de l’ED, qui doit également approuver toute modification dans la composition de chaque comité.

Périodicité

Chaque comité de suivi se réunit au moins une fois par an et s’entretient avec le/la doctorant·e à partir de sa deuxième année d’inscription (l’arrêté, art. 11, indique que la réinscription en troisième année est conditionnée notamment par l’avis favorable du comité de suivi).

Mise en œuvre

Afin que le comité de suivi dispose des informations nécessaires pour préparer l’entretien, le/la président·e adresse un formulaire au/à la doctorant·e, qui doit compléter les parties qui le/la concernent et renvoyer le fichier au/à la président·e une dizaine de jours au moins avant la date fixée pour l’entretien. Les renseignements demandés sur ce formulaire ont été définis par le Conseil de l’ED (réunion du 6 mars 2017) : ce formulaire, identique pour l’ensemble des doctorant·es, sert de base au rapport du comité de suivi.
Lors de la réunion du comité de suivi, dont la durée est laissée à l’appréciation de chaque unité, le/la doctorant·e présente brièvement l’état présent de ses activités au cours l’année écoulée et évoque celles qu’il/elle prévoit d’effectuer au cours des années suivantes. Un dialogue avec le comité s’engage à la suite de cette présentation en fonction des réponses apportées dans le formulaire.
Au terme de l’échange, le/la président·e complète les parties du formulaire qui incombent au comité de suivi : le document, une fois complet, constitue le rapport du comité de suivi que le/la président·e adresse au/à la doctorant·e, charge pour lui/elle de le déposer sur la base de données doctorale SIGED (onglet « documents complémentaires »). Une fois sur SIGED, le/la directeur/trice de thèse peut en prendre connaissance, ainsi que le stipule l’arrêté (art. 13).

samedi 20 janvier 2018

Formulaire comité de suivi individuel de thèse